۷ نشانه که می‌گوید کارخانه شما از اکسل و روش‌های سنتی بزرگ‌تر شده است

سال‌ها کار کردن در فضای صنعتی، مطمئناً این خاطره‌ی مشترک را برای همه ایجاد کرده است: به اتاق مدیر مراجعه کرده‌ایم و چند مانیتور روشن و چندین فایل اکسل دیده‌ایم که در هر کدام، قسمتی از واقعیت‌های کارخانه شکل گرفته است. در نگاه اول همه‌چیز تحت کنترل به نظر می‌رسد، اما باید بگویم یک قانون نانوشته در دنیای کسب‌وکار وجود دارد: روش‌هایی که این کسب‌وکار را به این نقطه رسانده‌اند، لزوماً آن را به مرحله‌های بعد و بالاتر نمی‌برند.

تعداد بسیاری از مدیران صنعت، منتظر اتفاق‌ها می‌مانند تا بعد از رخ دادن آن‌ها به فکر تغییر سیستم بیفتند. در حالی که سیستم‌های مدیریت اطلاعات، مثل همه‌ی زیرساخت‌ها، چراغ قرمز خود را خیلی زودتر از آنچه فکر می‌کنیم روشن می‌کنند. تنها کافی‌ست آن‌ها را ببینیم و الگوهای تکرارشونده را از دل آن‌ها کشف کنیم. این‌ها همان نشانه‌ها هستند.

اولین نشانه، فاصله‌ی همیشگی مدیر از واقعیت خط تولید است.

اگر مدیری بر اساس «تاریخ» تصمیم بگیرد و نه بر اساس «امروز»، باید بگویم همیشه عقب‌تر از اتفاقات حرکت می‌کند. گزارش‌های اکسل همواره نتایج دیروز یا هفته‌ی قبل را نشان می‌دهند. زمانی که مدیر متوجه خوابیدن خط تولید یا کاهش راندمان می‌شود، دیگر خیلی دیر شده است. در صنعت مدرن، تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های دیروز یعنی باختن به مدیرانی که داده‌های امروز را در اختیار دارند.

دومین نشانه، جنگی است که هر ماه بر سر اعداد در جلسات شکل می‌گیرد.

تصور کنید واحد انبار موجودی قطعه‌ای را ۴۰ واحد اعلام کرده است، برای همان قطعه واحد تولید ادعای ۳۵ واحد بدون ضایعات دارد و این در حالی است که واحد مالی تعداد متفاوت دیگری را ثبت کرده است. به یاد داشته باشیم که هر کدام، جزیره‌ای تنها و دورافتاده از هم شده‌اند و جزیره‌ها با یکدیگر حرف نمی‌زنند.

سومین نشانه، حس گروگان‌گیری اطلاعات است.

در کارخانه ممکن است فردی وجود داشته باشد که فقط او سری اطلاعاتی را دارد یا روندهایی را می‌داند که اگر مرخصی برود یا از شرکت خارج شود، کل سیستم مدیریت اطلاعات فلج می‌شود. این یعنی دانش و داده‌های حیاتی شرکت، به جای اینکه در یک سیستم قابل اتکا ذخیره شده باشد، در مغز یک نفر و در یک فایل شخصی زندانی شده است.

چهارمین نشانه، توقف خط تولید به خاطر یک قطعه‌ی کوچک است.

در یک سیستم سنتی، هیچ‌کس به طور خودکار نمی‌فهمد که موجودی یک پیچ یا یک واشر به نقطه‌ی بحرانی رسیده است. فقط زمانی متوجه می‌شوید که خط مونتاژ متوقف شده، کارگرها بیکار نشسته‌اند و سفارش مشتری در حال دیر شدن است. یک سیستم منسجم باید قبل از وقوع این فاجعه، به شما هشدار می‌داد که تا دو روز دیگر قطعه‌ی X تمام می‌شود.

پنجمین نشانه، انتظار برای گرفتن یک گزارش ساده است.

برای اینکه مدیرعامل بداند فروش این ماه چقدر بوده، باید به واحد مالی زنگ بزند، چند روز صبر کند تا فایل اکسل آماده شود و سپس آن را ببیند. در دنیای امروز، انتظار برای دریافت گزارشی که داده‌هایش مربوط به سه روز پیش است، یک ضعف مدیریتی محسوب می‌شود. داده‌ها باید در همان لحظه در دسترس تصمیم‌گیرنده باشند.

ششمین نشانه، پنهان شدن هزینه‌های واقعی شرکت است.

وقتی داده‌های خرید، تولید و مالی در یک سیستم یکپارچه نباشند، محاسبه‌ی بهای تمام‌شده‌ی یک محصول تقریباً غیرممکن می‌شود. مدیر نمی‌تواند به راحتی بفهمد کدام خط تولید سوددهی بیشتری دارد یا کدام محصول دارد پول شرکت را هدر می‌دهد. هزینه‌های پنهان مثل خوره به جان سود شرکت می‌افتند. پیدا کردن این هزینه‌ها همانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه است؛ همان‌قدر سخت و دور از تصور.

هفتمین نشانه، سقف رشد است.

مدیر تصمیم گرفته است کارخانه را توسعه دهد، خط تولید جدید اضافه کند یا شعبه‌ی دیگری راه‌اندازی کند. اما سیستم فعلی همین الان هم به زور کار می‌کند، یا نیازمند شخصی‌سازی و ارتقاست، و همه‌ی این‌ها جلوی ظرفیت رشد را می‌گیرند.

چه باید کرد؟

نکته‌ی مهم این است که این نشانه‌ها را نباید یک ضعف شخصی دانست؛ این‌ها مراحل طبیعی رشد هستند. حالا زمان آن رسیده که بر روی خلق ارزش و رشد تمرکز کنید. اگر کارخانه و کسب‌وکار شما هم با چنین چالش‌هایی دست‌وپنجه نرم می‌کند، زمان آن رسیده از جزیره‌کشی اکسل فاصله بگیرید و به یکپارچگی فکر کنید.

برای گذر از محدودیت‌های روش‌های سنتی و تجربه‌ی تصمیم‌گیری دقیق، لحظه‌ای و مبتنی بر داده‌های واقعی، همین حالا می‌توانید نگاهی به امکانات داشبورد ERP شرکت نبکاتوم بیندازید و کنترل کامل کارخانه را در دست بگیرید.